Information om föreningens hantering av personuppgifter

Den 25 maj 2018 ersattes den svenska personuppgiftslagen (PUL) med den europeiska dataskyddsförordningen (GDPR). Styrelsen har ansvar för att föreningens register och e-brevlådor sköts i enlighet med intentionerna i dataskyddsförordningen. Av den anledningen beskrivs här tillgången till och hanteringen av bostadsrättsföreningen Viloparkens register med personuppgifter.

Medlemsförteckning och lägenhetsförteckning

Enligt Bostadsrättslagen är bostadsrättsföreningar skyldig att hålla en medlemsförteckning och en lägenhetsförteckning. Båda dessa register administreras av Sveriges Bostadsrättscentrum (SBC) på föreningens uppdrag. Ett personuppgiftsbiträdesavtal reglerar uppdraget till SBC.

Medlemsförteckningen är offentlig, vilket innebär att den ska hållas tillgänglig för till exempel köpare, mäklare och myndigheter. Medlemsförteckningen innehåller aktuella uppgifter om föreningens medlemmar såsom namn, adress, lägenhetsnummer och ägarandel.

Lägenhetsförteckningen är däremot inte offentlig och innehåller uppgifter om bostadsrättslägenhetens historik. Enligt bostadsrättslagen ska följande uppgifter finnas för varje lägenhet i en bostadsrättsförenings lägenhetsförteckning:

  1. lägenhetens beteckning, belägenhet, rumsantal och övriga utrymmen,
  2. dagen för Bolagsverkets registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen,
  3. bostadsrättshavarens namn, samt
  4. insatsen för bostadsrätten.

I brf Viloparkens lägenhetsförteckning finns utöver detta även uppgifter om:

  • Bostadsrättsinnehavarnas personnummer
  • Boarea
  • Lägenhetsnummer
  • Andelstal
  • Årsavgift, andel av årsavgift och andel av kapital.
  • Förvärvsdatum
  • Pantförskrivningar

Endast bostadsrättshavaren, eller någon med stöd av en fullmakt från bostadsrättshavaren, har rätt att få utdrag ur lägenhetsförteckningen om den lägenhet hen innehar.

Register över utlämnade garagekontroller (garageregistret)

För administration av föreningens kontroller för att öppna garageporten har föreningen ett register bestående av avtal om innehav av garagekontroller. Avtalen innehåller uppgifter om personnummer, telefonnummer, e-postadress och garageplats. Garageregistret innehåller bara aktuella personuppgifter och registret gallras varje gång en garagekontroll lämnas tillbaka. Alla i styrelsen har tillgång till uppgifterna.

Föreningens elektroniska brevlåda

Föreningens epostbrevlåda administreras av styrelsen och har följande adress:

styrelsen@brfviloparken.se

Samtliga i styrelsen har tillgång till brevlådan som gallras löpande. E-post sparas bara så länge innehållet är aktuellt för åtgärd eller på annat sätt är viktigt för föreningens verksamhet.